En bref :
- Kairos est la plateforme numérique incontournable pour les organismes de formation désireux de simplifier leurs échanges avec Pôle emploi devenu France Travail.
- Elle facilite la transmission rapide et sécurisée des conventions de formation, attestations et bilans pédagogiques, permettant ainsi une meilleure gestion des dossiers.
- Seules les structures inscrites sur La Bonne Formation, disposant d’un numéro de déclaration d’activité valide, peuvent utiliser ce service en ligne.
- Grâce à Kairos, les organismes bénéficient d’un suivi en temps réel du statut des dossiers, accélérant ainsi la prise de décision sur les demandes financées par France Travail.
- En cas de difficultés techniques ou d’exceptions, plusieurs alternatives sont possibles pour assurer la continuité des démarches.
Kairos : la plateforme digitale essentielle pour les organismes de formation avec Pôle emploi
Depuis son lancement en 2017, Kairos s’est imposée comme la référence pour la transmission dématérialisée entre les organismes de formation et Pôle emploi, aujourd’hui France Travail. Ce service en ligne optimise la gestion administrative en permettant d’envoyer directement les conventions de formation, les justificatifs d’assiduité, ou encore les bilans pédagogiques.
Cette digitalisation réduit non seulement les erreurs classiques liées aux échanges papier ou par mail, mais elle accélère aussi les délais de traitement. Par exemple, au lieu d’attendre plusieurs semaines pour un retour, le dossier est immédiatement accessible aux conseillers, qui peuvent valider, rejeter ou demander des modifications en temps réel.
Quels sont les avantages concrets de Kairos pour les organismes de formation ?
L’usage de cette plateforme offre plusieurs bénéfices clairs au quotidien :
- Fluidifier la communication : en centralisant tous les documents, Kairos élimine les multiples envois par mails ou courriers.
- Sécuriser les échanges : chaque document transmis est stocké dans un espace sécurisé, limitant le risque de perte ou de falsification.
- Suivi en temps réel : les organismes peuvent consulter à tout moment le statut de leurs conventions (acceptée, en attente, rejetée).
- Gagner du temps : la validation de financement se fait plus rapidement, ce qui contribue à une meilleure satisfaction des stagiaires et des formateurs.
Cette simplification illustre parfaitement l’évolution numérique de la gestion des formations avec l’appui de Pôle emploi.
Conditions d’accès : Qui peut utiliser la plateforme Kairos et dans quel cadre ?
Seuls les organismes de formation enregistrés sur La Bonne Formation, le répertoire officiel de France Travail, peuvent prétendre à l’accès sur Kairos. Cette restriction garantit que seules les structures dûment validées par un numéro de déclaration d’activité (NDA) exploité légitimement peuvent transmettre des conventions via cette plateforme.
Que vous soyez un centre de formation privé, public ou associatif, il est essentiel d’être référencé pour prétendre à l’usage de Kairos. Ce dispositif s’applique aussi bien aux formations financées individuellement qu’à celles intégrées dans un plan régional de formation.
Comment s’inscrire et se connecter à la plateforme Kairos ?
L’accès à Kairos nécessite une inscription préalable, qui s’effectue directement en ligne :
- Accéder à la rubrique « Demande d’accès » sur le site officiel.
- Compléter un formulaire avec les informations administratives indispensables.
- Joindre les justificatifs demandés, notamment le NDA, un RIB et une attestation URSSAF.
- Patienter le temps de validation, généralement entre 7 à 10 jours ouvrés.
- Recevoir les identifiants qui permettront la connexion sur la plateforme Kairos.
Pour se connecter :
- Visiter la page kairos.pole-emploi.fr.
- Cliquez sur « Accès à Kairos » en haut à droite.
- Utilisez vos identifiants personnels (login et mot de passe).
Une organisation peut créer plusieurs comptes utilisateurs secondaires afin de faciliter l’accès à plusieurs collaborateurs.
Comment transmettre une convention de formation à France Travail via Kairos ?
Une fois connecté, l’envoi d’une convention de formation devient intuitif et rapide :
- Ouvrir l’espace « Conventions » sur la plateforme.
- Sélectionner « Ajouter une convention ».
- Remplir les informations concernant le stagiaire, la formation, les dates, et le montant.
- Joindre les documents en format PDF (convention, attestations, etc.).
- Valider l’envoi pour notification automatique au conseiller.
Le suivi est alors visible en temps réel, permettant ainsi à l’organisme d’intervenir rapidement en cas de demande de modification ou de rejet.
Les alternatives à Kairos en cas de problème ou d’exclusion
Parfois, il n’est pas possible de passer par Kairos, notamment si :
| Situation | Alternative |
|---|---|
| Formation non référencée sur La Bonne Formation | Transmettre les documents directement par mail au conseiller France Travail. |
| Organisme non inscrit à Kairos | Envoyer les dossiers par courrier ou via l’Espace Partenaire. |
| Problème technique sur la plateforme | Utiliser temporairement le formulaire papier ou effectuer un échange par mail. |
Dans toutes ces situations, un contact direct avec le conseiller France Travail est fortement conseillé pour assurer la continuité de la démarche.
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Qui peut accéder à la plateforme Kairos ?
Seuls les organismes de formation disposant d’un numéro de déclaration d’activité valide et référencés sur La Bonne Formation peuvent utiliser Kairos.
Comment suivre le statut d’une convention envoyée sur Kairos ?
La plateforme permet un suivi en temps réel du dossier depuis la soumission jusqu’à la validation ou le rejet par France Travail.
Que faire si je rencontre un problème technique sur Kairos ?
Il est conseillé de contacter directement le conseiller France Travail. En cas de persistance, l’usage temporaire du formulaire papier ou des échanges par mail peut être envisagé.
Comment recevoir mes identifiants de connexion à Kairos ?
Après inscription et validation de votre dossier, les équipes France Travail envoient les identifiants dans un délai généralement compris entre 7 et 10 jours ouvrés.
Kairos est-elle compatible avec France Travail ?
Oui, depuis 2024 Kairos est l’outil officiel de France Travail pour toutes les démarches liées aux formations cofinancées ou financées par ses services.
